Case study: cloud-based plansysteem voor uitzendbureaus
cloud-based plansysteem voor uitzendbureaus
Over de praktische personeelsplannings-app die 302 ontwikkelde voor uitzend- en payrollbedrijven
werknemers zo efficiënt mogelijk inzetten
Case study: cloud-based plansysteem voor uitzendbureaus
In een aantal sectoren wordt traditioneel veel gebruikgemaakt van de inzet van uitzendkrachten. Daaronder vallen onder meer de tuinbouw en de woningbouw. Voor de planning en verloning van uitzendkrachten maken firma’s in die branches doorgaans gebruik van gespecialiseerde bureaus. Desondanks blijft de personeelsplanning en payrolling nogal eens een lastig en tijdrovend proces.
Dat komt doordat er drie belanghebbende partijen zijn: de inhurende partij, het uitzendbureau en de uitzendkracht zelf. Het uitzendbureau wil werknemers zo efficiënt mogelijk inzetten op actuele projecten, de inhurende partij wil dat kundig personeel op tijd klaar staat en de planning kent, en de uitzendkracht zelf wil tijdig weten waar hij wordt verwacht. En bovendien: hij wil zonder gedoe uitbetaald worden.
Aan ons werd gevraagd om een app te bouwen waarin al die wensen samen zouden komen in één overzichtelijk, intuïtief platform. De visie die we daarbij hanteerden, luidt: geen twee planners zijn hetzelfde.
inroosteren van uitzendpersoneel
Situatie: uitzendpersoneel inplannen was een complex proces
In bijvoorbeeld de tuinbouw is het gebruikelijk dat uitzendkrachten regelmatig op een andere locatie werken. Tijden zijn onregelmatig, en voor vervoer naar de werklocatie toe, wordt veel gebruikgemaakt van carpooling. Een uitzendkracht moet dan dus weten hoe laat hij op welke locatie klaar moet staan om opgehaald te worden, waar hij komt te werken, wat zijn uren zijn en hoe laat hij terug is. Vervolgens is het wel zo handig dat die uren automatisch gedeclareerd worden bij de opdrachtgever, zodat de uitzendkracht hieraan geen werk heeft.
Uitzendbureaus werken op deze manier vaak met honderden, soms wel duizenden uitzendkrachten tegelijk. Er zijn dus grote aantallen uitzendkrachten in te plannen. Wat voor verdere praktische complicaties zorgt, is dat bijvoorbeeld lang niet elke medewerker een auto heeft (en dus chauffeur kan zijn bij het carpoolen). Bovendien hebben alle uitzendkrachten andere vooropleidingen en vaardigheden, en kunnen ze niet zomaar op elk willekeurig project worden ingezet.
Allemaal factoren die het inroosteren van uitzendpersoneel voor grote bedrijven in een sector als de tuinbouw complex maken. Traditioneel was een heel batterij aan personeel nodig om zulke planningen in elkaar te zetten. Met 302Planning hebben we dat werk echter zo ingrijpend geautomatiseerd, dat er nog maar een paar man personeel nodig is om duizenden uitzendkrachten in te plannen en de verloning af te wikkelen.
flexibel plansysteem
Oplossing: gebruiksvriendelijke alles-in-één app voor alle partijen
In het door ons gebouwde plansysteem is het mogelijk om onbeperkt projecten, medewerkers, kenmerken en werklocaties op te voeren. De app heeft een ‘achterkant’, waar het uitzendbureau in werkt, en meerdere ‘voorkanten’, waar de opdrachtgevers en de uitzendkrachten zelf in kijken.
Uitzendbureaus kunnen in deze app:
- Uitzendkrachten opvoeren;
- Ze kenmerken meegeven, zoals vooropleiding, adres, wel of geen rijbewijs, vaardigheden, wel of geen auto;
- Uitzendkrachten koppelen aan projecten;
- Personeelsplanningen creëren met alle relevante informatie in één oogopslag beschikbaar;
- Automatisch plannen op basis van ingevoerde data, voorkeuren en kenmerken;
- Eenvoudig gewerkte uren doorzetten voor verloning.
Opdrachtgevers kunnen in deze app:
- Projecten aanmaken;
- Uitzendkrachten inhuren;
- Zien wie er wanneer op welk project werkt;
- Salariskosten beheren.
Uitzendkrachten kunnen in deze app:
- Zien wanneer ze waar moeten werken;
- Met wie ze werken;
- Hoe ze op hun werk komen en wat ze daar eventueel voor moeten doen;
- Salarisbetaling inzien.
Om het platform overzichtelijk te houden voor planners, ook als er talloze uitzendkrachten en projecten zijn opgevoerd, zijn er uitgebreide filteropties aangebracht op allerlei plekken in het systeem. Bovendien is op letterlijk elk scherm een exportmogelijkheid ingebouwd, zodat elke planner exact kan werken zoals hij of zij prettig vindt.
inplannen tot verloning afwikkelen
Resultaten: optimale gebruikerservaring tegen minimale kosten
We zijn er met dit plansysteem in geslaagd om drie partijen, met elk andere wensen en voorkeuren, op een zeer efficiënte, gebruiksvriendelijke wijze te laten samenwerken in één platform voor inhuur en verloning. Het is een flexibel systeem dat geheel naar wens kan worden ingericht en gebruikt. Dat heeft diverse voordelen voor al die partijen:
- Er gaat minder tijd verloren aan administratie en repetitief werk. Uitzendkrachten inplannen en de verloning afwikkelen verlopen aanmerkelijk sneller en soepeler. Er kan bovendien automatisch gepland worden op basis van opgevoerde data en kenmerken, wat enorme hoeveelheden handwerk scheelt.
- Werknemers uitzenden gaat met fors lagere kosten gepaard dan voorheen. Uitzendbureaus kunnen daardoor lagere tarieven rekenen aan hun klanten, en opdrachtgevers kunnen tegen lagere kosten personeel inhuren.
Uitzendkrachten hebben een prettige gebruikservaring zonder rompslomp. Ze weten waar ze aan toe zijn, wanneer ze waar moeten werken, en krijgen netjes en foutloos hun gewerkte uren uitbetaald. De nummer 1 frustratie bij uitzendkrachten – achter je salaris aan moeten – is daarmee geëlimineerd.
“Ik kan alles snel vinden in onze (grote!) planning,
de software doet precies wat ik wil.”
Dutch 
English