Planning automatiseren regel je snel en eenvoudig met een web app

Planningen maken, onderhouden en wijzigen

Planningen maken, onderhouden en wijzigen is een typische klus die bij veel bedrijven en organisaties nog met de hand gebeurt. Dat terwijl het heel eenvoudig te automatiseren is, zowel voor kleinere bedrijven als voor organisaties met meerdere vestigingen. Een planning automatiseren regel je het snelst en handigst door een web app te laten maken.

Een autogarage waar klanten hun auto’s willen inboeken voor reparatie en onderhoud. Een team monteurs dat elke dag op pad gaat naar diverse klanten om klussen uit te voeren. Een accountantskantoor waar klanten elke ochtend tussen 10 en 12 vrijblijvende, digitale gesprekken kunnen inplannen. Het zijn zomaar wat voorbeelden van zakelijke planningen in het dagelijks leven. Nagenoeg ieder bedrijf plant afspraken met klanten, personeel of zakelijke relaties.

Voor zzp’ers en kleinere bedrijfjes kan dat vaak prima handmatig. Het aantal afspraken valt dan mee en het overzicht bewaar je eenvoudig zelf. Maar zodra het aantal klanten en/of medewerkers toeneemt, wordt het maken en onderhouden van al die planningen al snel een tijdrovende taak. Bedrijven kunnen dan veel tijd en handwerk besparen door hun planning te automatiseren. Maar hoe doe je dat op een eenvoudige manier?

web app als uitkomst

Planning automatiseren: web apps bieden uitkomst

Wat je branche, type bedrijf of specifieke situatie ook is, in vrijwel alle gevallen biedt een web applicatie (ook wel: web app) uitkomst als je je planning automatiseren wilt. Dan ruil je Excel-documentje, Outlook-agenda of Calendly-tooltje dus in voor een hoogwaardig plansysteem dat any time, any device beschikbaar is.

Een web app laten maken klinkt in eerste instantie wellicht als een dure oplossing die veel tijd kost, maar in de praktijk is dat allerminst het geval. Sterker nog, web apps zijn betaalbare, laagdrempelige software die snel gebouwd kunnen worden. Zo’n gerealiseerde web app werkt vervolgens op ieder apparaat en je kunt klanten en medewerkers er dus heel eenvoudig toegang toe geven door eenvoudigweg de link te delen. Zo implementeer je een plansysteem als web app dus razendsnel en simpel.

Je planning automatiseren middels een web app verdient zichzelf bovendien binnen mum van tijd terug, doordat je er veel tijd en dus geld mee bespaart. Zeker voor bedrijven waar één of meerdere personeelsleden meerdere uren per dag bezig zijn met het beantwoorden van mailtjes en aannemen van telefoongesprekken die in de kern gaan over het maken of wijzigen van afspraken, zijn de verborgen kosten van dat handwerk buitensporig hoog. Een geautomatiseerde planning werkt dus niet alleen prettig, het bespaart je op langere termijn ook nog eens ontzettend veel geld.

intern & extern

Twee varianten: intern en extern

Geautomatiseerde plansoftware komt grofweg in twee varianten voor:

Plansystemen voor intern gebruik. Bijvoorbeeld om monteurs in te plannen op afspraken bij klanten thuis of op de zaak. Of om personeel in te roosteren op één of meerdere locaties, zoals winkelfilialen.
Plansystemen voor extern gebruik. Dit zijn systemen die klanten (of leveranciers) kunnen gebruiken om bij jou bedrijf iets vast te leggen. Denk aan een klant die zelf zijn afspraak vastlegt in jouw showroom, of een prospect die zelf een oriëntatiegesprek kan inboeken met een beschikbare accountmanager.

In beide gevallen is een web app goed te gebruiken als plansysteem.

uitbreiding

Extern: overweeg een klantportaal

Als externe oplossing kun je het systeem als webpagina aanbieden aan je klanten. Ze kunnen er gebruik van maken zonder in te loggen, of je kunt ze een eenvoudig toegang geven met bijvoorbeeld een pincode die je per mail verzendt. Je kunt zo’n plansysteem precies zo laten inrichten zoals je zelf wilt. Dit is altijd maatwerk, zodat het plansysteem te allen tijde naadloos aansluit op de wensen en omstandigheden binnen jouw bedrijf.

Je kunt er in dit geval ook voor kiezen om niet alleen een plansysteem, maar een klantportaal te laten maken. In een klantportaal kunnen klanten niet alleen afspraken maken, maar ook bijvoorbeeld hun bestellingen inzien, contacthistorie raadplegen of vragen stellen via een messaging-functie.

veilig en 24/7 bereikbaar

Intern: veilig en altijd bereikbaar

Als interne oplossing werkt een plansysteem als web app alleen nadat de gebruiker is ingelogd met een gebruikersnaam en wachtwoord. Zo kunnen buitenstaanders – mensen die niet voor je bedrijf werken, of niet in het systeem hoeven te kunnen – geen toegang krijgen. Een intern plansysteem is ideaal om bijvoorbeeld werkroosters van personeel voor iedereen inzichtelijk te hebben, 24/7 en op elk apparaat. Zo kan bijvoorbeeld je winkelpersoneel altijd zien wanneer ze moeten werken en ontstaat hierover geen discussie of onduidelijkheid.

Hebben jouw personeelsleden allemaal een eigen digitale werkplek met een eigen Office 365-profiel? Dan is het verreweg het handigst om je plansysteem te voorzien van een Microsoft Office 365-koppeling. Je medewerkers kunnen dan inloggen in het plansysteem met dezelfde inloggegevens die ze gebruiken voor hun werkplek. Je hoeft bovendien geen aparte set met gebruikersnamen en wachtwoorden te onderhouden. Zo’n koppeling met Office 365 is snel gerealiseerd en maakt het werken een stuk prettiger.

automatiseren

Planning automatiseren: start vandaag nog

Is jouw personeel dagelijks druk met het inplannen en wijzigen van afspraken? Wil je jouw klanten en prospects een eenvoudige, laagdrempelige manier bieden om bij jou een afspraak te krijgen? Automatiseer dan zo spoedig mogelijk je planning en pluk direct de vruchten.

Voor persoonlijk advies, afgestemd op jouw specifieke situatie, neem je geheel kosteloos en vrijblijvend contact met ons op. We kijken en denken graag even met je mee!

Meer weten?

Neem contact met ons op voor vrijblijvend, kosteloos en persoonlijk advies.