Payrolling

"Een branch waar op automatiseringsgebied nog veel gewonnen kan worden."


302 draagt hier graag aan bij!

Automatisering in de complexe wereld van payrolling zorgt voor tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering. Er zijn online belangrijke nieuwe mogelijkheden zoals het digitaal ondertekenen van contracten en directe koppelingen met verloonpartijen. Zo krijgt de uiteindelijke klant van de geautomatiseerde payroller een hogere service en kan de bestaande service tegen lagere kosten verleent worden.

302 is gespecialiseerd in het koppelen met externe systemen en het bedenken van optimale online workflows. Samen met de gebruikers van het systeem tot de beste oplossing komen is wat ons drijft. De daadwerkelijke verloning vindt plaats bij de verloner waar wij mee koppelen, dit is bijvoorbeeld Nocore Flex / Sedis. Dit maakt onze online applicaties vaak hét overkoepelende systeem voor de payroller. Eén plek waar alles effectief samenkomt, of de gebruiker nu op een desktop computer of op een mobiel device actief is, 302 maakt het mogelijk. Een belangrijk onderdeel in het systeem die de procesautomatisering zo effectief maakt is het rollen systeem. Daarnaast volgen modules die wij vaak inzetten bij onze payrollklanten

Rollen

Er bestaan verschillende gebruikersrollen binnen het systeem, een medewerker kan inloggen en krijgt bijvoorbeeld haar loonstrookjes / ureninvoer / openstaande vacatures te zien. Wanneer een klant/opdrachtgever inlogt is er bijvoorbeeld beschikbaar: aanmelden nieuwe medewerker / te verlopen contracten / goedkeuring ureninvoer / facturatie. De belangrijkste rol in het geheel is die van de payroller, die heeft toegang tot de meeste functionaliteiten en vormt de kern van de procesautomatisering. Doordat de rollen kunnen communiceren met elkaar in de online applicatie kan 302 iedere denkbare workflow realiseren voor u. Van het aanmelden van medewerkers door opdrachtgevers met de medewerker die de gegevens aanleverd en de payroller die goedkeurd tot het invoeren en goedkeuren van urenbriefjes. Elke payroller heeft zo zijn eigen wensen en eisen in dit process, 302 snapt dit als geen ander.

Aanmelding medewerkers

Om een nieuwe medewerker op de payroll te krijgen zijn er veel administratieve handelingen nodig. Gegevens moeten correct ingevuld worden en er zijn meerdere goedkeurmomenten door verschillende partijen. Dit doen via de post is in 2017 gelukkig niet meer nodig, 302 heeft een oplossing waarbij zelfs het tekenen van contracten digitaal kan plaatsvinden en waarbij alle communicatie verloopt via digitale kanalen zoals e-mail en de online applicatie.

Ureninvoer

Ureninvoer is wederom een voorbeeld waarbij door complexiteit, foutgevoeligheid en de verschillende goedkeurmomenten het ineffectief is via de post. Onze ureninvoer is te benaderen op welk device dan ook, en verzorgt alle kwaliteitchecks die nodig zijn. Daarnaast is het flexibel instelbaar wie de goedkeuring doet en wie er wanneer uren in mag voeren. Wij hebben tevens de mogelijkheid om uren van vele medewerkers in één keer te importeren via een excel bestand. Bijvoorbeeld een volledige maand aan gewerkte uren, overuren en onkosten voor 100'den medewerkers.

Communicatie / Signaleringen

Een van de grote voordelen van een online applicatie is het detecteren van belangrijke gebeurtenissen en hierover automatisch communiceren. Gebeurtenissen zoals contractverloop, identificatie-bewijsverloop, aanzeggingen, verjaardagen van klanten en hun medewerkers. Mis niets meer in uw bedrijfsprocessen dat potentieel tot dure fouten kan leiden. 

Werving en planning

Sommige payrollers hebben werving als een deel van de bedrijfsactiviteiten. Hiervoor hebben wij een wervings- en planningsmodule. Door het koppelen met verschillende systemen ontstaan prachtige effectieve workflows. Bijvoorbeeld het koppelen van het systeem waar het aanbod vacatures vandaan komt in combinatie met het bereiken van potentiele kandidaten via de online applicatie. Gevolgd door onze intuïtieve planningstool kan de klant van hoge service worden voorzien. Bekijk de case van Topselect eens voor meer diepgang hierover.

Rapportages

Als online portal waar alles samenkomt zijn rapportages een belangrijk onderdeel van onze service. Wij beheersen de grote hoeveelheden data en kunnen daardoor de meest uiteenlopende rapportages in een handomdraai realiseren. Dit kan in het formaat naar uw wens zoals Excel of PDF of met een koppeling naar bijvoorbeeld uw boekhoudpakket.

Facturatie

Binnen de online applicatie kunnen wij zelf facturen genereren of ze uit een externe koppeling halen en controleren zoals Twinfield of Nocore Flex / Sedis.

Cyber Security

Met alle payrollgegevens die wij beheren is cyber security belangrijk. Wij besteden hier periodiek aandacht aan en we laten geregeld security audits plaatsvinden verzorgt door gespecialiseerde online-securitybedrijven.

Voorbeelden

Topselect Groep

TIS Payroll portal

Topselect verzorgt de payrolling van de Universiteit Utrecht. Met onze automatisering kan Topselect met weinig handwerk de gehele Universiteit Utrecht van haar payrollingservice voorzien.