Klantportaal laten maken: voordelen en best practices

http status code 302

Een klantportaal is een effectieve manier voor organisaties om klanten positief te verrassen, mensenwerk te digitaliseren en extra omzet te genereren. Zo’n klantportaal – de welbekende ‘mijn’-omgeving – voegt een waardevolle, extra dimensie toe aan het contact tussen klant en bedrijf. Waarom een klantportaal laten maken voor bijna elk bedrijf tegenwoordig een goed idee is, en waar je op moet letten als je je eigen klantportaal wilt, lees je in dit artikel.

Voorheen waren het vooral de grote, landelijke bedrijven met een eigen, digitale omgeving. Denk aan energieleveranciers, telecombedrijven en zorgverzekeraars. Tegenwoordig kiezen echter ook steeds meer bedrijven uit het MKB-segment ervoor om een klantportaal te laten maken. Dat is ook niet zo verwonderlijk, want een eigen klantportaal brengt in één klap een hele rits voordelen met zich mee. Maar wat houdt een klantportaal eigenlijk exact in?

definitie

Wat is een klantportaal?

Een klantportaal is een online omgeving waar jouw klanten zelf handelingen kunnen uitvoeren en met je bedrijf kunnen communiceren. Denk aan het inplannen van een bezoekafspraak, het inzien en voldoen van facturen en het veilig aanleveren van informatie. Met een klantportaal digitaliseer en automatiseer je dus deels je klantcontact en -communicatie.

Klantportalen kunnen heel eenvoudig van aard zijn. Denk aan een autogarage met een portaal waar je als autobezitter een afspraak kunt inplannen en kunt zien wanneer (en waarvoor) je je auto er hebt langsgebracht. Er bestaan echter ook complexe klantportalen met veel meer functionaliteiten. Denk aan de mijn-omgeving van je telecomprovider, waar je zenderpakketten kunt aanpassen, verhuizingen kunt doorgeven en facturen kunt betalen.

digitaliseren en automatiseren

Voordelen eigen klantportaal

Voor de meeste MKB-bedrijven is een relatief eenvoudig klantportaal met enkele basisfuncties al een heel waardevolle investering. Zo’n klantportaal helpt je niet alleen met digitaliseren en automatiseren; het voegt ook veel waarde toe aan je klantrelaties. Met een klantportaal kun je:

Klantverwachtingen overtreffen. Als je waardevolle informatie aanbiedt in je portaal, en zorgt voor gebruiksvriendelijke flows, zullen klanten positief verrast zijn hoe eenvoudig ze iets bij jouw bedrijf geregeld krijgen. Een online afspraak maken en wijzigen, bijvoorbeeld. Dit zijn klusjes waar de meeste mensen een hekel aan hebben; als je daar op een goede manier bij helpt, is dat een boost voor je klanttevredenheid.
24/7 selfservice aanbieden. Jouw bedrijf is wellicht geopend van 9 tot 5, maar dat van je klant ook. Klanten waarderen het als ze 24/7 iets bij je kunnen regelen en niet hoeven te wachten tot je weer bereikbaar bent – dan zijn ze zelf ook druk.
Kosten besparen. Door veelvoorkomende contactredenen te digitaliseren via je klantportaal, kun je tientallen belletjes en mailtjes per week overbodig maken. Een klantportaal automatiseert bovendien een hoop processen die je nu mogelijk nog met mensenhanden verricht, zoals een afsprakenagenda bijhouden.
Extra omzet genereren. Een klantportaal is dé plek om bestaande klanten extra producten en diensten aan te bieden. Ze zijn al enthousiast over je bedrijf – anders zaten ze niet in je klantportaal – dus waarom niet proberen extra omzet te genereren? Een klantportaal helpt je bedrijf op die manier groeien.

processen

Klantportalen voor het MKB

Hoe het ideale klantportaal voor jouw organisatie eruitziet, hangt sterk af van het type organisatie, het soort klanten en de producten en diensten die je aanbiedt. Processen die je vaak terugziet in een klantportaal van een MKB-bedrijf zijn bijvoorbeeld:

Offertes ontvangen, accorderen en ondertekenen
Afspraken maken en beheren
Facturen inzien
Klantgeschiedenis of bestelhistorie inzien
Informatie aanleveren

Zo hebben wij onlangs een digitaal klantportaal voor een uitvaartverzorger gemaakt. Zij gebruiken het portaal om nabestaanden de mogelijkheid te geven zelf een uitvaartceremonie samen te stellen. In het portaal kunnen nabestaanden zelf foto’s, video’s en muziek opvoeren. Verschillende nabestaanden werken eenvoudig op afstand samen aan de perfecte afscheidsceremonie, omdat alles via het online portaal kan.

Voor elk type bedrijf of organisatie is er wel een type klantportaal denkbaar dat op een vergelijkbare manier echte waarde toevoegt aan het klantcontact.

succesvol klantportaal laten maken

Klantportaal laten maken: 5 best practices

Om je klantportaal tot een succes te maken, ga je goed voorbereid aan de slag. Een succesvol klantportaal laten maken doe je immers niet tussen neus en lippen door. Wij raden de volgende vijf best practices aan wanneer je een klantportaal gaat laten maken:

1. Integratie met bestaande systemen

Zorg voor integratie met bestaande systemen. Koppel je bestaande IT zoveel mogelijk aan je klantportaal, zodat je processen kunt automatiseren en informatie uit al die systemen ook in je portaal kunt tonen. Wij kunnen hierbij helpen door API’s te bouwen die je klantportaal met andere software laten communiceren.

2. Klantinformatie altijd AVG-proof

Verzamelen en verwerk klantinformatie altijd AVG-proof. Een klantportaal laten maken betekent dat je klantgegevens gaat opslaan. Dat is geen probleem, maar moet je conform de geldende wetgeving inrichten. Hier is wat specialistische kennis voor nodig, waar we je graag bij helpen.

3. Goede cybersecurity

Zorg voor goede cybersecurity. Je klantportaal moet 100 procent veilig zijn. Dat mogen je klanten van je verwachten, en je wilt datalekken en storingen natuurlijk voorkomen. Voor onze klanten garanderen wij 24/7 monitoring, zodat eventuele incidenten direct worden opgemerkt en verstoringen snel verholpen kunnen worden.

4. Meerwaarde voor je klanten

Creëer meerwaarde voor je klanten. Het is goed om een klantportaal te willen omdat het jou zelf voordelen oplevert, maar denk ook vooral aan je klanten. Wat levert het klantportaal hen op? Welke meerwaarde kun je bieden via je klantportaal? Zorg voor een duidelijke strategie en verras je klanten positief.

5. Eenvoud voor klanten

Zorg voor eenvoud voor klanten. Je klantportaal moet intuïtief en gebruiksvriendelijk werken. Als klanten je klantportaal ingewikkeld vinden, of onprettig, ben je ze razendsnel weer kwijt. Zorg er ook voor dat het aanmaken van een account snel en supersimpel is. Je kunt bijvoorbeeld op basis van e-mailadressen al inactieve accounts klaarzetten voor je klanten, die ze met een pincode (die je per mail verstuurt) eenvoudig kunnen activeren. Maak de drempel zo laag mogelijk.

Klantportaal laten maken?

Op zoek naar meer informatie, of wil je aan de slag met een klantportaal laten maken? Maak snel en vrijblijvend een afspraak met Jules voor een kennismakingsgesprek.