Veelzijdige tool voor urenregistratie en medewerkersplanning

urenregistratie & projectplanning

Case study: veelzijdige tool voor urenregistratie en medewerkersplanning

Wanneer bedrijven groeien en meer klanten en medewerkers krijgen, worden kleine, administratieve taakjes op een zeker moment tijdrovende administratieve taken. Urenregistratie en medewerkersplanning zijn daar voorbeelden van. Met een paar man personeel doe je dat nog eenvoudig en snel in een spreadsheet, maar met een kantoor vol medewerkers, meerdere filialen of verschillende projecten, wordt zo’n spreadsheet al gauw onoverzichtelijk.

Bij 302 online applicaties liepen we zelf tegen dat probleem aan. We begonnen als relatief klein softwarebedrijf, maar maakten na verloop van tijd een mooie groei door. Dat vroeg om een gebruiksvriendelijke, intuïtieve en bovendien zoveel mogelijk geautomatiseerde tool voor urenregistratie, verlofregistratie en medewerkersplanning. Als softwarebedrijf ga je dan zelf aan de slag. Het resultaat is de urenregistratie-tool geworden, die we tegenwoordig ook aanbieden aan onze klanten.

inzetbare uren

Situatie: steeds meer uren kwijt aan urenregistratie

Bij 302 online applicaties zitten tegenwoordig zo’n tien medewerkers op kantoor. Dat vraagt om een gedegen medewerkersplanning. We wilden grip op onze inzetbare uren, onze tijd zo efficiënt mogelijk indelen en in één oogopslag kunnen zien wie op welk moment waarmee bezig was.

Tot enige tijd geleden gebeurde dat, zoals binnen zoveel bedrijven, redelijk ouderwets. In spreadsheets werden projecten bijgehouden, en medewerkers hielden zelf bij hoeveel uren ze aan welke taken besteedden. Die uren noteerden we dan voor de uiteindelijke facturatie. Bij ieder nieuw project was het echter weer even puzzelen welke medewerkers tijd hadden om het op te pakken en wanneer ze dat dan konden doen. En dan waren er nog de verlofaanvragen…

En de maandelijkse facturatie? Dat nam zo een hele werkdag in beslag. Mooie projecten kunnen draaien bij allerlei verschillende klanten, dat is natuurlijk waar je het voor doet – maar de berg administratie die erbij komt kijken, daar zit niemand op te wachten. Tijd om het handiger, moderner en vooral sneller te gaan doen.

eenvoudig & snel

Oplossing: hoge mate van automatisering in gebruiksvriendelijke app

Bij het ontwikkelen van de urenregistratie-app wilden we een app bouwen die:

Zo intuïtief, gebruiksvriendelijk en eenvoudig mogelijk is. Geen onnodige poespas. Helder, overzichtelijk en simpel in gebruik.
Een aantal zaken zou combineren en automatiseren: urenregistratie, planning, verlofregistratie, projectplanning en facturatie.
Uiteindelijk ook inzetbaar zou zijn bij onze klanten – waarom alleen voor jezelf ontwikkelen, als je ook een mooi product kunt bouwen?

De applicatie die we ontwikkelden, noemden we uiteindelijk de urenregistratie-tool. Dat is een wat bescheiden naam, want de app kan veel meer dan alleen uren registreren.

In deze app kun je als bedrijf:

Alle gewerkte uren van medewerkers registreren bij het juiste project, netjes weggezet in de tijd.
Verschillende klanten en projecten opvoeren, om daar later medewerkers en/of gewerkte uren aan toe te kennen tegen het desbetreffend uurtarief.
Dagelijkse planningen bouwen door medewerkers toe te kennen bij projecten.
De juiste uurtarieven per project laten doorberekenen voor de uiteindelijke facturatie.
Verlofaanvragen inschieten, goedkeuren en laten doorrekenen in resterende verlofsaldi.
Geautomatiseerde dashboards raadplegen met werkoverzichten en projectplanningen.

Dat is echter nog niet alles, want we blijven de app optimaliseren. In de toekomst wordt het bijvoorbeeld mogelijk om de urenregistratie-tool te koppelen met Outlook, waardoor (vergader-)afspraken vanuit Outlook-agenda’s automatisch doorlopen. Zo ‘verdwijnen’ er geen uren en houd je als bedrijf volledige grip op gewerkte uren door medewerkers.

Om het platform overzichtelijk te houden voor planners, ook als er talloze uitzendkrachten en projecten zijn opgevoerd, zijn er uitgebreide filteropties aangebracht op allerlei plekken in het systeem. Bovendien is op letterlijk elk scherm een exportmogelijkheid ingebouwd, zodat elke planner exact kan werken zoals hij of zij prettig vindt.

minder administratie tijd

Resultaten: efficiënte administratie en meer productiviteit

De urenregistratie-tool heeft ons bedrijf significant productiever gemaakt. We zijn minder tijd kwijt met administratie en het registreren van gewerkte uren, geplande werkzaamheden en aangevraagd verlof. Al die procedures zijn maximaal geautomatiseerd, waardoor alle tijd die hier voorheen aan verloren ging, nu kan worden besteed aan inhoudelijk werk. Daar worden we niet alleen blij van – het is ook goed voor de business. En uiteindelijk voor onze klanten, die we sneller en efficiënter kunnen helpen.

Geen onnodige tijd kwijt zijn aan het meermaals controleren van facturen, verlofsaldi en medewerkersplanningen heeft ons bedrijf enorm geholpen. Daarom zijn we er trots op om de urenregistratie-tool nu ook aan onze klanten te mogen aanbieden. We kunnen de app daarbij desgewenst op maat configureren voor optimaal gebruik binnen elke organisatie. Want de voordelen die we zelf ervaren door een handige, volledig geautomatiseerde app als deze te gebruiken – die gunnen we onze klanten ook.

“Los van dat ik er zelf veel profijt van heb, omdat de tool mij heel veel administratief werk bespaart, merk ik dat de medewerkers van 302 het ook heel fijn werken vinden. Dat vind ik nog het allerbelangrijkst: dat je iets neerzet waar medewerkers blij van worden en waardoor ze hun werk beter kunnen uitvoeren. Naast tijdsbesparing en efficiënter kunnen werken is dat de allergrootste winst.”

Jules Bloemen, co-owner 302 online applicaties

Ook een urenregistratie-tool? Neem contact op!

Comments are closed.