TIS

PAYROLLING VEREIST EEN HOGE MATE VAN MAATWERK OP HET GEBIED VAN AUTOMATISERING

TIS is een webapplicatie die gebouwd is als maatwerk front-office voor het Verloningspakket Sedis van Nocore.

Doordat er met API koppelingen gewerkt wordt breng je workflow bijeen in 1 portal die werkt op alle devices met meerdere rollen.

De rollen in het systeem zijn de flexwerker, de inlener (het bedrijf/de afdeling die de flexwerker inhuurt) en de Admin rol. Deze rol is bedoeld voor de mensen van Topselect en heeft de meeste mogelijkheden.

TIS versimpelt complexe processen met behulp van een geautomatiseerde workflow zoals contracten samenstellen en digitaal ondertekenen. Deze automatisering zorgt voor een kwalitatieve en vlotte dienstverlening.

De TIS webapplicatie is overal bereikbaar waardoor collega’s eenvoudig met elkaar samenwerken, ook thuis. De gebruiker van de TIS webapplicatie kan uit meerdere talen kiezen.

In de loop van de jaren is TIS gegroeid tot een complete payroll oplossing: van werving tot verloning.
In deze casus gaan we stap voor stap de meest belangrijke facetten door.

Automatisch een studentenpool benaderen

De vacatures worden in TIS ingevoerd door de medewerkers van Topselect.

Studenten kunnen zich inschrijven op de vacature-email en met één druk op de knop solliciteren. Topselect krijgt een overzicht te zien van de sollicitanten met hun motivatie en CV. Hierna voorziet Topselect in selectie/afwijzing en verdere communicatie met sollicitant en opdrachtgever, bijvoorbeeld via de ingebouwde chat.

Als de student daadwerkelijk gaat solliciteren moet er een TIS account aangemaakt worden. De student gebruikt dit account voor het tekenen van contracten, ureninvoer, verlofaanvragen en uit dienst treding.

Alle belanghebbenden zitten in één systeem. De inlener kan meedoen in het selectie/afwijsproces. Vervolgens kan Topselect direct de planning afstemmen met de inlener. Het zijn allemaal mogelijkheden in de werving flow voor een optimale dienstverlening.

van vacatures naar loonstroken

Aanmeldingen Payroll

De inlener begint een aanmelding en gaat een wizard door (zie afbeelding). Alleen de relevante gegevens worden aan de inlener gevraagd. Wanneer er bijvoorbeeld Ja wordt geantwoord op de vraag of het om een buitenlandse student gaat, verschijnen er meer velden. Zo voorkomt TIS dat het grote formulieren worden met allerlei uitzonderingen en doorverwijzingen (zoals dat op papier het geval is).

In TIS kun je binnenlandse en buitenlandse studenten aanmelden voor flexwerk (oproepkracht) of vaste maandverloning. De webapplicatie houdt in alle schermen en workflows rekening met deze verschillen. De inlener kan 1 of meerdere studenten in één keer aanvragen, handig als je bijvoorbeeld een open dag hebt en 15 personen zoekt. Wanneer de inlener de aanmelding voltooit worden alle studenten geautomatiseerd uitgenodigd om hun gegevens aan te leveren in TIS.

Student levert aan

Voor de student is het aanleveren van de gegevens snel gedaan met de slimme TIS formulieren. De TIS webapplicatie is responsive, dit wil zeggen dat het zowel op een groot scherm als op een tablet/mobiel een goede gebruikers-ervaring geeft. De meeste studenten leveren gegevens aan via een mobiel. Het is handig als je een foto van je ID bewijs moet aanleveren, dat je de camera kunt selecteren en direct een foto kunt maken en uploaden.

Contracten genereren

Voor Topselect is een aanmelding veel werk, alles moet gecontroleerd worden en er moet rekening gehouden worden met regels en wetgeving. TIS ontzorgt en automatiseert waar mogelijk. Een groot deel van de automatisering zit in de document-afhandeling. TIS kan aan de hand van alle gegevens het juiste contract genereren. De gebruikte gegevens (rechts op het screenshot) kunnen ook last minute worden aangevuld of verbeterd.

De bron is een Word bestand, waarin Topselect zelf opmaak/teksten en merge-velden kan wijzigen. Het resultaat is een PDF bestand, dit gepubliceerde bestand is niet meer aan te passen. Dit kan vervolgens digitaal ondertekend worden in TIS. Het aanmaken en ondertekenen van arbeidscontracten is dus een volledig digitale workflow. Naast arbeidscontracten kunnen er ook inleenbevestigingen gegenereerd worden.

Ureninvoer, controle en verloning

Uren en verlonen

Een mooi voorbeeld van een workflow waarbij alle rollen betrokken zijn is het invoeren en accorderen van uren. De student begint met invullen van de gewerkte uren waarna de inlener deze goedkeurt of afkeurt. Voor Topselect rest nog een laatste controle en het doorzetten van de uren en declaraties naar het verloningspakket Sedis van Nocore.

Het urenoverzicht uit de afbeelding hierboven is een mooi workflow scherm. Topselect kan met de filters bovenin de urenbriefjes die meer aandacht nodig hebben weghalen uit de resultaten. Wat overblijft kan doorgezet worden naar de verloning. Met een "selecteer alles" vinkje kunnen er grote hoeveelheden urenbriefjes tegelijk doorgezet worden.

In een webapplicatie is de kwaliteit van gegevens belangrijk, wanneer er onjuiste gegevens in het systeem komen ontstaat er extra werk om dit te corrigeren. Een goed voorbeeld is de invoer van uren. TIS werkt met van-tot-tijden, elk aaneengesloten stuk gewerkte tijd is een nieuwe regel in het urenbriefje. Overlap van tijden wordt voorkomen door de software.

De student heeft ten alle tijden een actueel inzicht in zijn/haar opgebouwde verlof en eindejaarsuitkering. Ook als er nog niet verloond is, berekent TIS de gevolgen van de ingevoerde uren.

De ingevoerde uren gaan naar de inlener ter goedkeuring. Wanneer de inlener deze afkeurt komt het urenbriefje weer bij de student te liggen. Met een afkeurinstructie bijvoorbeeld: “de afgesproken bijlage mist”, of “ik kan de uren niet plaatsen die je hebt ingevoerd wil je het nog eens controleren?”.

een veilige webapplicatie

TIS Beveiliging & AVG

Een webapplicatie bestaat uit verschillende systemen die over het internet met elkaar communiceren zoals de server en de browser. Om internetcriminelen met bijvoorbeeld gijzelsoftware te weren is het van essentieel belang dat de beveiliging op orde is. TIS heeft daarom up-to-date onderliggende systemen en je logt in met tweeweg-verificatie. TIS wordt periodiek ge-PEN-test waarbij de vertrouwde security partner dagenlang probeert in te breken op de webapplicatie zoals hackers te werk zouden gaan.

Daarnaast is er focus op AVG, vanaf het software-design wordt gekeken in hoeverre de desbetreffende data beschermd moet worden en hoelang het bewaard mag blijven. Zo worden identiteitsdocumenten en BSN's versleuteld opgeslagen waardoor ze alleen door de TIS applicatie ingelezen kunnen worden. Je hebt dus niets aan deze bestanden en data zonder de TIS webapplicatie.

TIS koppelingen

Een aantal koppelingen dat in TIS zorgt voor een verbeterde workflow:

Deze zogenaamde API's (Application Programming Interface's) zorgen ervoor dat je data kunt uitwisselen tussen verschillende software pakketten. Omdat 302 zelf de API logica aanlegt kun je in de webapplicatie maatwerk leveren dat perfect aansluit op de behoefte van TIS. Een belangrijke koppeling in TIS is het verloonpakket Sedis van Nocore.

Meer van TIS...

Een aantal onderwerpen die in de toekomst nog uitgeschreven kunnen worden:

TIS is uitgegroeid tot een prachtstuk van een webapplicatie, dit kan de software bouwer niet alleen realiseren. De mensen van Topselect met hun enorme kennis en gevoel voor automatisering hebben hier heel veel aan bijgedragen. Bedankt!

Comments are closed.

TIS

TIS