All-in-one hybride app voor monteurs

efficiëntieslag door middel van hybride app

All-in-one hybride app voor monteurs

Een internationaal bedrijf dat gespecialiseerd is in audiovisuele (AV) oplossingen voor het bedrijfsleven kwam bij ons uit in hun zoektocht naar een moderne, innovatieve app voor hun monteurs. Het bedrijf in kwestie levert AV-oplossingen in tal van sectoren en heeft daarvoor een vaste ploeg van technici in dienst, voor zowel onderhoudsklussen als installatieopdrachten.

In hun streven om een efficiëntieslag door te voeren, kwam deze partij bij ons binnen met het verzoek om een digitale oplossing te bouwen voor verschillende administratieve taken die nog in verschillende systemen werden gedaan. Het doel was om een duurzame oplossing te bouwen die niet alleen prettig zou zijn in gebruik, maar medewerkers ook echt in staat zou stellen om sneller en efficiënter te werken.

Vereenvoudiging, Werkplezier en Productiviteit

Situatie: vraag naar eenvoud en productiviteit

De AV-technici van dit bedrijf gaan vijf dagen per week op pad naar uiteenlopende zakelijke klanten voor onderhoud, storingsdienst of installatie van AV-oplossingen. Dit kunnen klanten zijn op uiteenlopende locaties, van uitvaartcentra tot luchthavens en van kantoorpanden tot winkelcentra.

Met de nieuw te bouwen oplossing wilde men drie dingen bereiken:

Vereenvoudiging. Administratie moeten voeren in allerlei verschillende systemen kostte de technici veel tijd. Processen waren bovendien foutgevoelig, omdat informatie uit het ene systeem weer moest worden overgenomen in een ander systeem.
Werkplezier. Technici ervoeren de veelheid aan verschillende systemen soms als onnodig complex. Dit ging ten koste van hun werkplezier, met allerlei ongewenste gevolgen van dien.
Productiviteit. Alle tijd die technici kwijt waren met administratieve taken, kon niet worden besteed aan hun kerntaak. Dat leidde tot een niet-optimale arbeidsproductiviteit, wat onnodig hoge kosten en lange doorlooptijden met zich meebracht.

Het was zaak om de verschillende taken, die belegd waren in verschillende tools en systemen, onder te brengen in één nieuwe, gebruiksvriendelijke oplossing. De AV-technici moesten bovendien in staat zijn om die oplossing eenvoudig te gebruiken, op elke denkbare locatie in binnen- en buitenland. Het uitgangspunt was om op zoek te gaan naar een oplossing die de technici zou ondersteunen in hun werk. De oplossing moest voor de technici werken, in plaats van andersom.

informatie en administratie voorziening

Oplossing: gebruiksvriendelijke hybride app voor monteurs

Vanaf het begin was het klip en klaar dat we een oplossing wilden bouwen die eenvoudig op verschillende typen mobiele apparaten toegankelijk zou zijn. Een hybride app dus, geschikt voor zowel Android als iOS, waarin de technici alle informatie kunnen vinden en administratie kunnen uitvoeren die nodig is bij alle typen klussen waarvoor zij op pad gaan.

In de hybride app die we ontwikkeld hebben, kunnen technici:

Hun planning voor de komende periode bekijken
Per klus bekijken op welke locatie en tijdstip zij deze moeten uitvoeren
Nadere praktische informatie opvragen, zoals de plek waar ze moeten parkeren of de contactpersoon ter plaatse
Navigatie starten naar een klus toe
Instructies rondom de uit te voeren werkzaamheden opvragen
Foto’s van de situatie ter plaatse bekijken en toevoegen
Benodigd en gebruikt materiaal voor de klus bekijken en registreren
Klussen gereed melden en laten ondertekenen door de opdrachtgever
Een overzicht van gewerkte uren en klussen inzien

De kracht van de app is dat we twee zaken combineren

Verschillende informatiestromen samen in één hybride app

De kracht van de app is dat we twee zaken combineren die voorheen voor de technici altijd gescheiden waren:

De eigen planning en gewerkte uren van de technici;
De inhoudelijke administratie, zoals gebruikt materiaal en het voltooid melden van klussen met paraaf van de opdrachtgever.

Door deze verschillende informatiestromen samen te brengen in één hybride app, kunnen de technici prettiger en efficiënter werken. De app is het centrale uitgangspunt van hun werkdag: overzichtelijk en gebruiksvriendelijk.

Door te werken met een hybride app, in plaats van met administratie via een laptop of op papier, is het voor technici heel eenvoudig om foto’s toe te voegen aan een klus of om een handtekening te laten zetten. Dit zijn immers allemaal functies die van nature al op een mobiel toestel ondersteund worden. Technici hoeven dus nooit meer voor hun administratie te switchen van het ene apparaat naar het andere, of tijdrovende taken uit te voeren.

praktische meerwaarde voor technici

Resultaten: efficiëntie en praktische koppelingen

We hebben er bij de bouw van deze hybride app voor gekozen om de app zoveel mogelijk praktische meerwaarde te geven voor de technici, zodat het gebruik ervan geen ‘moetje’ wordt, maar juist een handigheid.

Zo kunnen ze direct vanuit de app navigatie opstarten naar de locatie van hun volgende klus. Dat voorkomt dat ze adressen moeten overtypen en daar mogelijk fouten in maken. Door een helder overzicht van hun gewerkte uren en toekomstige klussen aan te bieden, hoeven ze zelf geen agenda meer bij te houden. Dit zijn toevoegingen die maken dat de technici de app graag gebruiken vanuit intrinsieke motivatie: de app voegt waarde, gemak en werkplezier toe.

We hebben de app op verzoek van de klant bovendien gekoppeld aan het in gebruik zijnde facturatiesysteem. De ingevulde uren door technici lopen zo feilloos door naar de financiële afdeling, die eenvoudig een feilloos kloppende factuur kan opmaken. De app hebben we bovendien uitgerust met een offline-modus: is een technicus bijvoorbeeld in de kelder van een pand aan het werk en heeft hij daar geen bereik, dan kan hij de app toch gebruiken. De informatie synchroniseert dan automatisch wanneer er weer verbinding is.

Het resultaat van dat alles is dat de uitrol van de app naar alle technici een fluitje van een cent was. Er waren geen uitgebreide interne promotiecampagnes nodig om de app onder de aandacht te brengen: technici waren vanuit zichzelf gemotiveerd om de oude systemen te verlaten en zo snel mogelijk via de nieuwe oplossing te gaan werken.

De app heeft bovendien gezorgd voor de zo gewenste efficiëntieslag: de AV-technici van deze klant zijn sinds de ingebruikname van de app zo’n 50 procent minder tijd kwijt aan administratieve taken. Die tijd komt ten gunste van het zo goed en compleet mogelijk uitvoeren van klussen. Door intern te digitaliseren en processen te vereenvoudigen, is het bedrijf er zodoende in geslaagd om zijn dienstverlening richting klanten te verbeteren. Daarmee is onze app in alle opzichten een geslaagde implementatie.

Ook een hybride app? Neem contact op!

Comments are closed.