Als bedrijf blijven groeien? Investeer in automatisering, niet in handwerk

Hoe start je met automatiseren?

Bedrijven die groeien, worden steeds afhankelijker van de instroom van nieuw personeel om die groei bij te benen. Op een historisch krappe arbeidsmarkt zorgt dat dikwijls voor behoorlijke uitdagingen. Met automatisering maak je je bedrijf minder afhankelijk van handwerk en kun je blijven groeien. Maar hoe start je met automatiseren?

Recente cijfers van consultancybureau Klippa wijzen uit dat personeelsgebrek voor één op de drie Nederlandse bedrijven de grootste uitdaging op dit moment vormt. Meer nog dan stijgende kostprijzen en gebrek aan kapitaal zorgen personeelstekorten ervoor dat werk blijft liggen, groei wordt afgeremd en bedrijven niet optimaal tot wasdom komen. Die bevindingen zijn in lijn met de meest recente cijfers van het UWV.

Wil je als bedrijf groeien en daarbij niet continu afgeremd worden, dan zul je moeten inspelen op die marktomstandigheden en slimmer moeten zijn dan je concurrenten. Automatisering is daarbij je belangrijkste wapen. Het automatiseren van taken die niet per se door mensenhanden gedaan hoeven worden, is de effectiefste manier om een zo gezond mogelijke toekomst van je bedrijf veilig te stellen, zonder afhankelijk te zijn van krapte op de arbeidsmarkt. Maar hoe ga je serieus aan de slag met automatisering? Hoe bepaal je waar je kunt automatiseren en hoe maak je de omslag van mensenwerk naar geautomatiseerd werk?

kantelpunt hoeveelheid handwerk

Afhankelijkheid van handwerk

Een jong, klein bedrijf kiest er vaak bewust voor om werkzaamheden niet te automatiseren. Zoals het plannen van afspraken, e-mailcontact met klanten en orders verwerken. De keuze om zulk werk handmatig uit te voeren, is logisch: het bedrijf is nog klein, de volumes zijn laag en door dit soort werk met de hand uit te voeren, houd je de kosten zo laag mogelijk.

Bedrijven die groeien, bereiken op een zeker moment echter een kantelpunt: een punt waarop de hoeveelheid handwerk eigenlijk een te grote kostenpost wordt. Bijvoorbeeld omdat het onevenredig veel tijd van de oprichters of medewerkers van het bedrijf opslokt. Je staat dan voor een dilemma: ga je er meer manuren tegenaan gooien om het werk met de hand te blijven doen, of investeer je in automatisering zodat het handwerk verdwijnt?

De meeste ondernemers zijn tijdens de groei van hun bedrijf zo druk met alles wat bij het ondernemen komt kijken, dat ze dit kantelpunt niet herkennen. Ze zijn zeven dagen per week aan het werk, waarbij de avonden en weekenden vaak bestaan uit ‘klusjes die erbij horen’. Administratie, ‘de mail bijwerken’ en ander noodzakelijk kwaad.

Voordat je het weet, is je bedrijf op die manier geheel afhankelijk geworden van handwerk. Je werkt met z’n allen heel hard, en je groeit ook, maar hoe harder je groeit, hoe harder je ook moet werken. Wil je blijven groeien, en echt een volgende stap kunnen zetten, dan zul je moeten automatiseren en je afhankelijkheid van handwerk moeten beëindigen.

kansen

Kansen voor automatisering in elk bedrijf

In vrijwel elk bedrijf uit het mkb-segment liggen kansen om te automatiseren. Soms gaat het daarbij om allerlei kleine taakjes, zoals data automatisch van plek A naar plek B brengen. Maar soms zijn er ook omvangrijke processen te automatiseren. Denk aan het geautomatiseerd versturen van een serie e-mails naar klanten nadat ze een product of dienst hebben besteld.

Automatiseren kan op allerlei manieren. Bijvoorbeeld:

Een klantportaal laten maken, waardoor je klanten zelf bepaalde handelingen kunnen uitvoeren zonder dat ze jou of je medewerkers daarvoor nodig hebben. Denk aan een afspraak inplannen of hun bestelhistorie inzien.
Een web app laten maken, waarmee je verschillende processen binnen je bedrijf digitaliseert in één nieuwe, op maat gemaakte applicatie.
Een mobiele app laten ontwikkelen voor personeel dat op pad is, zodat ze onderweg eenvoudig digitaal hun administratie kunnen doen, taken kunnen uitvoeren of gegevens kunnen opslaan.

En wat dacht je van een Microsoft Office 365 koppeling tussen je bedrijfssoftware en je Microsoft-suite, waardoor je geen apart wachtwoordenbeheer voor je bedrijfsapps meer hoeft uit te voeren en je data eenvoudig uitwisselt tussen verschillende systemen?

investeer in automatiseren

Starten met automatiseren

Starten met automatiseren vinden veel bedrijven lastig. Dat is ook logisch, want het vergt een andere mindset en een omslag in je bedrijfsvoering. In plaats van te investeren in het werven van personeel, ga je die investeringen afbouwen en je budget verleggen naar investeringen in automatisering. Dat kan zelfs even pijn doen, bijvoorbeeld als er gedurende het ontwikkeltraject van je automatiseringstools werk blijft liggen omdat er geen personeel beschikbaar is.

Desondanks is een investering in automatisering één van de beste investeringen die je met je bedrijf kunt doen. Een investering in mensenwerk moet je telkens opnieuw betalen, elke keer als iemand het werk moet uitvoeren. Een investering in geautomatiseerd werk doe je eenmalig, waarna je er voor onbepaalde tijd de vruchten van plukt. Uiteraard moet software onderhouden worden, maar de kosten daarvoor zijn een fractie van de kosten die je anders doorlopend kwijt was geweest aan het betalen van personeel.

Wil je ook serieus aan de slag met automatiseren, maar vind je het lastig om te bepalen, hoe, wanneer en wat? We kijken graag eens vrijblijvend met je mee. We kunnen in kaart brengen welke bedrijfsprocessen er zoal lopen, waar er kansen voor automatisering liggen en welke financiële voordelen dat op termijn oplevert. Neem daarvoor vandaag nog contact met ons op.

Meer weten?

Neem contact met ons op voor vrijblijvend, kosteloos en persoonlijk advies.