Microsoft Office 365 koppeling: een must voor elk bedrijf

Microsoft Office 365 suite als oplossing

Verreweg de meeste organisaties gebruiken de Microsoft Office 365 suite als oplossing voor onder meer e-mail, werken in de cloud en andere zakelijke apps. Maar wat als je ook software of tools wilt gebruiken die niet in Office 365 zitten? Met een goede koppeling voor MS Office 365 gebruik je software die niet van Microsoft is naadloos in combinatie met je Office-inrichting. Wat de voordelen zijn en hoe het werkt, lees je in dit artikel.

Hoewel je Microsoft Office 365 een hoop kunt, hebben de meeste bedrijven en organisaties naast de Office-apps ook nog tal van andere tools en software in gebruik. Doorgaans zijn het alleen zzp’ers die niets anders nodig hebben dan Office – vrijwel alle andere bedrijven gebruiken buiten de Office-suite nog andere programma’s.

Wat veel organisaties zich echter niet realiseren, is dat zulke software vaak te koppelen is met Microsoft Office 365. Dat maakt het implementeren van zulke software eenvoudiger, scheelt een hoop tijd en geld op het gebied van beheer, en het zorgt bovendien voor optimaal gebruikersgemak. Maar wat houdt zo’n Microsoft Office 365 koppeling precies in?

eenvoud en gebruiksgemak

Microsoft Office 365 koppeling

Wanneer je als organisatie Microsoft Office 365 gebruikt, heeft elke medewerker een persoonlijke account binnen de Office-suite. Die account gebruikt hij of zij voor e-mail (Outlook), kalender, SharePoint, OneDrive en alle andere Office-apps, zoals Word, Excel en PowerPoint. Voor die programma’s hoef je niet apart in te loggen en op ieder programma gebruik je dezelfde account. De programma’s communiceren bovendien met elkaar. Nieuwe Word-documenten lopen automatisch door naar OneDrive en geaccepteerde agendaverzoeken resulteren in een e-mail.

Een Microsoft Office 365 koppeling naar andere software zorgt ervoor dat je diezelfde eenvoud en datzelfde gebruiksgemak ook in andere programma’s ervaart. Je logt dan in die applicaties in met dezelfde Microsoft-account die je ook voor je Office-suite gebruikt. Dat gaat automatisch, dus je hoeft niet meer handmatig in te loggen in software die je koppelt met Microsoft Office 365.

Bovendien kunnen andere programma’s, nadat ze zijn gekoppeld, ook ‘praten’ met de Office-apps. In veel gevallen kan er zelfs een tegel in Outlook worden toegevoegd, waarmee een directe link naar het desbetreffende externe programma ontstaat. Zo’n tegel komt dan in de zogeheten ‘ribbon’ te staan.

3 voordelen

Voordelen van een Microsoft Office 365 koppeling

Software door middel van een koppeling ontsluiten via Microsoft Office 365 levert organisaties een aantal concrete, belangrijke voordelen op:

Eenvoudig accountbeheer

De Microsoft-accounts worden al beheerd, dus extra software in gebruik nemen brengt nu geen extra accountbeheer meer met zich mee. Dit kan erg veel tijd en geld besparen.

Gebruiksgemak

Medewerkers hoeven niet apart in te loggen in allerlei tools, maar loggen automatisch in zodra ze zijn ingelogd in Windows. Een willekeurige applicatie openen wordt dan net zo eenvoudig als Word opstarten.

Implementatiegemak

Nieuwe software introduceren in een organisatie, levert altijd gedoe op. Medewerkers moeten bijvoorbeeld accounts activeren, of ze moeten er zelfs handmatig één aanmaken – wat een deel dan altijd vergeet te doen. Met een Microsoft Office 365 koppeling vervalt al dat ongemak en worden software-implementaties een stuk eenvoudiger.

koppelingen in de praktijk

Voorbeelden van gekoppelde software

Hoe werkt een Microsoft Office 365 koppeling nu in de praktijk? Dat laat zich het best illustreren aan de hand van een aantal voorbeelden. In het verleden hebben wij onder meer onderstaande koppelingen gerealiseerd.

Koppeling CRM en Outlook

We hebben het CRM van een klant aan de e-mailfunctionaliteiten van Office gekoppeld. Daarmee wordt het mogelijk om vanuit het CRM eenvoudig e-mails te beantwoorden op basis van tal van templates, waarbij klantgegevens automatisch worden gevuld. We konden bovendien per klant in het CRM inzichtelijk maken welke e-mailcommunicatie er in het verleden met deze klant was geweest.

Koppeling OneDrive, SharePoint en diverse webapps

Voor verschillende klanten hebben we OneDrive en SharePoint gekoppeld aan webapps die ze in gebruik hadden. Het voordeel daarvan is dat documenten en data die in de webapps wordt verwerkt of gegenereerd, via de cloud-omgeving van Office wordt ontsloten. Dat maakt het mogelijk om deze data en documenten eenvoudig via de reguliere Office-suite te openen.

meer weten?

Aan de slag met Microsoft Office 365 koppelingen

Overtuigd van de voordelen en talrijke toepassingsmogelijkheden van onze Microsoft Office 365 koppelingen? De ontwikkeling en implementatie ervan is eenvoudiger dan je denkt. Voor tal van toepassingen en Office-apps hebben wij al oplossingen op de plank liggen, die we doorgaans snel kunnen implementeren zonder dat daar veel extra werk voor nodig is.

Zijn er binnen jouw organisatie veel verschillende tools en systemen in gebruik, met elk hun eigen inlogprocedures? Zijn collega’s vaak bezig met data vanuit Office-programma’s naar andere tools kopiëren, of andersom? Is je belangrijkste bedrijfssoftware een programma dat niet bij de Office-suite hoort? Dan kan een goede Microsoft Office 365 koppeling je waarschijnlijk een hoop voordelen bieden.

Meer weten?

Neem contact met ons op voor vrijblijvend, kosteloos en persoonlijk advies.