Software-integratie: wat is het en wanneer komt het van pas?

Optimaliseer je workflows en bespaar kosten met integratie

Je hebt allerlei verschillende tools en systemen in gebruik, hebt vaak tal van schermen naast elkaar open en moet regelmatig informatie van het ene naar het andere systeem overbrengen. Klinkt bekend? Dan is het tijd voor software-integratie. We leggen je uit wat dat is en wat het je kan brengen.

Als organisaties groeien, groeit het aantal gebruikte systemen, tools en software dikwijls mee. Kleine bedrijfjes gebruiken doorgaans maar een handjevol systemen, en kunnen met standaard suites zoals die van Microsoft al een heel eind komen. Maar grotere organisaties hebben al gauw tientallen verschillende systemen nodig. Grote bedrijven gebruiken er zelfs honderden.

Voor elk nieuw proces, of voor elke nieuwe taak, wordt een nieuw tooltje of systeem in gebruik genomen. En hoewel al die software onafhankelijk van elkaar prima werkt, is het totaalplaatje al gauw een chaos. Maar een chaotisch totaalplaatje is niet het grootste probleem: deze manier van werken kost onnodig veel geld, frustratie en is inefficiënt.

integreren van meerdere stukken software

Software-integratie vs software-koppeling

Om soepeler, eenvoudiger en kostenefficiënter te gaan werken, proberen bedrijven daarom vaak systemen met elkaar te laten praten. Het ordersysteem gaat bijvoorbeeld met het factuursysteem praten, zodat facturen automatisch worden opgemaakt zonder menselijke tussenkomst. Dit wordt software-koppeling genoemd. In de praktijk wordt zo’n koppeling vaak gerealiseerd door middel van een API. Dat is een klein stukje software dat ervoor zorgt dat twee systemen die elkaar niet kennen, alsnog informatie met elkaar kunnen uitwisselen.

Erg handig, maar software-integratie gaat een stap verder en is in de praktijk vaak nóg handiger. Bij software-integratie veeg je de functionaliteiten van meerdere verschillende systemen bij elkaar en breng je die samen binnen één nieuwe omgeving. Het is alsof je de afstandsbedieningen van je televisie, je decoder en je audiosysteem samenbrengt in één nieuwe afstandsbediening, waardoor je die andere drie in de la kunt laten liggen. Met als gevolg: nog maar één omgeving om in te werken, geen gewissel meer tussen schermen en geen tijd kwijt met het overbrengen van data van systeem A naar systeem B.

sneller en productiever werken

Wanneer moet je software-integratie overwegen?

Software-integratie kan interessant zijn als één of meerdere van onderstaande situaties op jouw organisatie van toepassing zijn:

Je maakt gebruik van veel verschillende systemen en medewerkers klagen hier weleens over.
Medewerkers zijn weleens tijd kwijt met het handmatig overzetten van informatie van het ene naar het andere systeem.
Medewerkers zijn niet de hele dag in één omgeving aan het werk, maar hebben allerlei schermen en/of apps naast elkaar nodig.
Medewerkers moeten telkens inloggen in weer een ander systeem, wat gedoe oplevert met wachtwoordenbeheer.

Dit zijn situaties waarin software-integratie je organisatie heel veel kan opleveren. Slaag je erin om allerlei functionaliteiten uit verschillende tools of apps samen te brengen in één omgeving, dan:

Kunnen medewerkers sneller werken, en worden ze dus productiever;
Gaan daarmee je gemiddelde operationele kosten omlaag;
Gaat het werkplezier omhoog;

Creëer je ruimte voor andere verbeteringen, ontwikkelingen en innovaties waar je anders mogelijk niet aan toe was gekomen.

cloud-based plansoftware

Voorbeeld van software-integratie

Hoe werkt software-integratie nu precies in de praktijk? Een goed voorbeeld is de cloud-based plansoftware die wij realiseerden voor de uitzend- en payrollbrance. Traditioneel gebruikten uitzendbureaus verschillende programma’s voor het beheren van hun uitzendkrachten, het registreren van projecten waaraan wordt gewerkt en het uitbetalen van gewerkte uren.

Wij bouwden een platform waarop zowel uitzendbureaus, uitzendkrachten als opdrachtgevers kunnen werken, waarin al deze elementen samenkomen. Dat houdt in dat er nog maar één omgeving is waar de uitzendkrachten hun werkplanningen en salarisstroken kunnen zien, waar opdrachtgevers werkroosters kunnen maken en de financiële administratie kunnen doen, en waar de uitzendkrachten de verloning uitvoeren en hun klantenbestand beheren.

Omdat alles binnen de muren van één ecosysteem plaatsvindt, kijkt iedereen altijd naar dezelfde informatie. Ook dat is de kracht van software-integratie: het schept duidelijkheid in de chaos en zorgt ervoor dat iedereen dezelfde waarheid ziet.

vrijblijvend gesprek

Software-integratie voor jouw organisatie

Benieuwd naar wat software-integratie voor jouw organisatie kan betekenen? Laat dan geheel vrijblijvend en kosteloos door ons een inventarisatie uitvoeren op je bestaande software line-up. Wij zien op basis van onze ruime ervaring snel welke slagen je zou kunnen slaan als je werk maakt van software-integratie en verrassen je graag met een plan op maat. Zodat jouw software weer voor jou gaat werken, in plaats van andersom.

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek alle mogelijkheden!

Meer weten?

Neem contact met ons op voor vrijblijvend, kosteloos en persoonlijk advies.